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      工作分析的步驟

      時間: 2012-02-11 15:07 分類: 工作分析 來源: [轉(zhuǎn)載]

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      工作分析是指對工作進行整體分析,以便確定每一項工作的7個w:用誰做(Who)、做什么(what)、何時做(When)、在那里做(Where)、如何做(How)、為什么做(Why)、為誰做(Whom)。分析的結(jié)果或直接成果是崗位說明書。崗位說明書是記錄工作分析結(jié)果的文件,它把所分析該崗位的職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、任職資格等信息以文字形式記錄下來,以便管理人員使用。工作分析是現(xiàn)代人力資源管理的基礎(chǔ),只有在客觀、準確的工作分析基礎(chǔ)上才能進一步建立科學(xué)的招聘、培訓(xùn)、績效考核及薪酬管理體系。 以下簡單介紹工作分析的實施步驟以及注意事項。

      第一步:確定組織結(jié)構(gòu)和部門職責(zé)。工作分析可展開的前提條件企業(yè)里有關(guān)組織結(jié)構(gòu)已確定,并具有相對穩(wěn)定性;在組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上,工作流程及部門責(zé)任已確定;每個部門應(yīng)有的工作職位也已明確。有些企業(yè)在對人力資源系統(tǒng)進行變革時,沒有與其他組織系統(tǒng)聯(lián)系起來,在上述條件不具備的情況下,單獨對人力資源體系進行立項。這樣的結(jié)果對工作分析,以及其后的工作評價、績效考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。所以在進行工作分析前,首先要進行組織機構(gòu)調(diào)整和部門責(zé)任和部門職位的確定。 部門職責(zé)梳理的方法與工作分析方法類似,一般與部門經(jīng)理進行訪談確定其部門職責(zé)。

      第二步:建立工作小組,并制定工作分析計劃。一般由外部聘請有關(guān)專業(yè)人事作為工作小組顧問。工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門,只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高領(lǐng)導(dǎo)牽頭,各部門主要領(lǐng)導(dǎo)參與的領(lǐng)導(dǎo)小組,在領(lǐng)導(dǎo)小組下再設(shè)具體操作的工作小組。 工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門(如管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售)人員組成。工作分析實施計劃的制定,應(yīng)根據(jù)公司需要、任務(wù)量(職位復(fù)雜性與多少)來確定。

      第三步:設(shè)計崗位說明書模板,并進行工作分析和崗位說明書編寫培訓(xùn)。 崗位說明書模板的設(shè)計應(yīng)注意以下幾個方面: 首先,明確本次工作分析的主要目標。我國大多數(shù)企業(yè)過去沒有做過工作分析,第一次進行這項工作很難達到完美,也不應(yīng)該過分追求完美。崗位說明書模板應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況進行設(shè)計第,對所需要填寫的項目有所選擇,刪除除關(guān)系不大的項目。其次,對要參加工作分析訪談和崗位說明書編寫的員工進行相關(guān)培訓(xùn),由專家對工作分析的特點進行講解;引導(dǎo)和控制進行統(tǒng)一規(guī)定;并對有疑義的地方進行討論。

      第四步:崗位說明書的編寫。在培訓(xùn)之后,組織參加培訓(xùn)的人員在規(guī)定時間內(nèi)編寫崗位說明書初稿。并由外部專家對崗位說明書的初稿進行審核,對發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié),并針對發(fā)現(xiàn)的問題再次進行糾錯培訓(xùn)。

      第五步:進行工作分析訪談。針對一些公司的關(guān)鍵崗位,由外部專家主持進行一對一的工作分析訪談。

      工作分析訪談需要的資料是該崗位任職者所編寫的崗位說明書,外部專家與任職者通過訪談,對其工作進行梳理和分析,協(xié)助其完成崗位說明書。通過人力資源管理咨詢項目,總結(jié)出一下工作分析訪談中常規(guī)性問題和注意事項:

      首先,在開始工作分析訪談之前,要預(yù)先熟悉所要訪談的崗位的崗位說明書,了解其工作內(nèi)容,并初步擬定工作分析訪談提綱。

      其次,在工作訪談的過程中,開始時要讓任職者明確此次訪談的目的,訪談中要從大處往細處梳理。注意發(fā)現(xiàn)其是否有遺落或夸大的地方,并及時進行糾正。在提問的時候,可以引導(dǎo)任職者按照工作的重要性進行敘述或者按工作流程進行敘述。

      以下是一些常規(guī)性問題:

      您承擔(dān)的工作主要分哪幾大塊?

      每一塊大的職責(zé)要達到的目標是什么?

      在這一塊職責(zé)中,您承擔(dān)什么樣的責(zé)任?是計劃、組織還是協(xié)調(diào)?

      就每一塊而言具體有哪些工作任務(wù)?

      您在這項工作中的動作是什么?是你做還是組織?你組織,親自寫的,參與的,協(xié)助的,監(jiān)督別人的?

      您具體負責(zé)什么樣范圍的?這項工作任務(wù)的范圍有多大?

      這項工作任務(wù)的周期是多長?(月度,季度,年度)

      工作結(jié)束后是否需要上報?報誰審核審批?

      最后,我們再一起看一下,大的職責(zé)有沒有遺漏?是否按重要性排序?

      第六步:檢查、完善崗位說明書。首先與公司人力資源部門確認各崗位的任職資格。其次,確保崗位說明書形式和內(nèi)容上的完整。保證沒有標點符號和格式上的錯誤,并對工作職責(zé)部分進行復(fù)核,檢查其是否按重要性或流程排序,工作職責(zé)是否有遺落。

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