人事檔案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企

　　業(yè)機(jī)密

　　的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

　　第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔

　　案材料

　　的前提和保證。

　　□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

　　建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材

　　料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料

　　進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體

　　位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

　　檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀

　　等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤

　　等。

　　檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

　　——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

　　——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等

　　原因

　　引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

　　①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;

　　②在檔案底賬上注銷;

　　③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

　　④按發(fā)文要求包裝、密封。

　　在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位

　　在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

　　①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

　　②庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

　　④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

　　⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

　　⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：

　　①人事檔案的數(shù)量。

　　②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

　　③檔案整理情況。

　　④檔案保管情況。

　　⑤利用情況。

　　⑥庫房設(shè)備情況。

　　⑦人事檔案工作人員情況。