等 也是解決問題的一種方式
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沒有幾個人真正喜歡開會,但有些會議不得不開。如何讓每次的會議有效果、有質量,是企業會議管理的一個難題。
每次會議,我最反對發言的人長篇大論,沒完沒了。我認為,會議就是以解決問題為主,解決完成即可。所以,我要求每次參加會議要發言的人員,在會前做好充分的書面準備,會議上發言一定要言之有物,簡潔,不多說一句廢話。經過一段時間的嚴格實施,會議收到了良好的效果。我甚至有些自鳴得意。但是不久,我發現會議雖然簡潔流暢,卻總覺得少了一些什么。
一次,我讀了這樣一則故事:1958年,日籍臺灣人安藤百福在大阪府池田市發明了方便面。但是,怎么吃才更合理科學呢?經過一番研究他發現,方便面用熱水泡后等三分鐘最為理想。為什么呢?如果是泡面后要等上五分鐘,人往往會等得不耐煩,而且方便面不僅會泡爛,舌尖味道也不佳。如果是泡一兩分鐘就吃,方便面會泡不透,口感也不好。而等三分鐘,其實是人們心理最容易接受的限度,不僅剛剛能泡好,還能夠激起人的食欲,讓人的胃口變好,吃起來更加快樂,更覺美味!于是,“等三分鐘”,讓很多看似平常的事情,變成奇妙的事情!
“如果會后我也等三分鐘再走呢?”我突然受到啟發,決心試試。
一次散會時,我示意大家先走,之后稍坐片刻。果然,有位部門的經理又返回頭。那位經理不等我開口便說:“我有事想找您溝通,占用您三分鐘好嗎?”我讓那位經理坐下,耐心傾聽他的講述。原來,他反映的是自己部門一直存在的一個難題,為了不占用大家的時間,只好會后單獨和我聊一會。問題解決以后,這位經理很高興。
這件事給了我很大啟發。因為在很多企業,一般晚到或者遲到的多是公司的高層管理者,所以這些高層管理者沒有時間在會前和下屬溝通;會中,有問題的下屬也不愿當面提出一些問題;會后,最早離開的往往還是公司的高層管理者,所以有些問題,懸而未決,有時候只能爛在下屬的心里。
從這件事之后,我每次開完會,都示意讓下屬先走,我堅持坐在會議室里稍等三分鐘,若沒有下屬找我,我再走。長此以往,大家都知道了我這個習慣,就經常把在會議上不方便講的話題,利用會后的時間和我交流、溝通。他們反映的不僅僅是工作上的事,有的甚至是個人的私事。這種方式不僅提高了員工的工作熱情,也拉近了我與員工的距離,還增進了與員工之間的感情。開會,漸漸變成了一件受歡迎的事情。至此我才感悟到:會前準備得再好,會中安排得再細,還是會有解決不了的問題。會后等三分鐘,往往會解決了意想不到的問題。
其實,會后“等三分鐘”,既是改進領導工作方式的一個好做法,在實際中也不難做到,可有的領導者卻不愿意這樣做,他們不是沒有時間或沒有機會等,而是擔心等,害怕等,于是會后提前離開或匆匆離開。這種做法其實是在躲避。因為他們不想聽到煩心的事情,不想遇到不和諧的事情,不想去碰“解決不了”的事情。而這是一種愚蠢的心態,如同“掩耳盜鈴”,其實問題和矛盾是躲不過去的,反倒不如積極主動一點,會后再等三分鐘,把問題解決在萌芽之中。
會后再等三分鐘,給下屬一個敞開心扉的機會,給上司一個傾聽思考的機會。等,也是解決問題的一種方式。