這些場景，你一定不會陌生。

準備了好久的提案，講了半天，老板不置可否，只讓你回去再想想；

跟同事交接工作，明明講了好多遍，做的時候又出了差錯；

跟客戶溝通過的事情，過了幾天，客戶又打電話來追，這才發現雙方理解有誤……



我曾經講過，一個團隊能否發揮出高效的戰斗力，很大一部分因素，在于「協作成本」。

協作成本里面，最關鍵的是什么呢？就是溝通。



可以說，一個項目的執行過程，就是不斷進行溝通的過程。團隊內，團隊外，對上級，對老板，對伙伴，對客戶……如果這中間有哪個環節失靈，后果可能會十分嚴重。



往小里說，一項工作對接有誤，可能就要重新做，幾天的努力付諸流水。

往大里說，跟客戶溝通出錯，就可能導致整個合作取消，使公司蒙受巨大損失。

那么，如何提高職場溝通能力，讓溝通更加有效呢？

分享三個非常基本、但是常常被人忽略的小技巧。




1. 要點法

日常生活中，我們可以隨意組織語言，可以旁敲側擊，可以用大量的話語去表述一個意思，但是在職場中，這些情況都要避免。

職場溝通，最核心的一點，就是需要建立「信息點」的意識。



在你跟別人溝通之前，可以想一想：我需要向他傳達哪些信息點？如何才能最簡練、最有效地把這些信息點傳達出來，盡可能降低對方的接收成本？

在這個基礎上，再盡量減少冗余信息，提高信息濃度，用最精準的語言，把信息點表述出來。

簡而言之，最需要考慮的，是「精簡」—— 亦即用最簡潔的語言，表達最全面的信息量。

不要考慮過多的修飾、鋪墊，這些只會增加對方的理解成本。你要做的是，讓對方能夠立刻意識到：你要傳達一個什么信息，這個信息的內容是什么。

這里面，最常用的一個技巧，就是要點法。


這個技巧非常簡單，但在職場中，十分有效。



從心理學的角度講，人對于復雜信息的理解，最根本的模式是「分類」。也就是說，當你面對一段復雜的內容時，你下意識的第一個反應，就是對其進行分類：

這段話講了什么？可以分成哪幾塊？每一塊分別講了什么內容？



緊接著，你就可以把這段復雜的內容，進行歸約，轉化為有效的「信息點」，從而有序地儲存進大腦里。

所以，開宗明義「我要傳達什么信息」和「這個信息有幾個要點」，可以讓對方對接下來的內容有一個心理預期。讓對方知道：你要講的是什么事情，范圍是什么，我需要調動起大腦中哪些相關的信息，來更好地理解你要說的內容。



然后，直接表述「信息點」，則可以幫助對方節省「轉化」的過程，盡量避免信息的失真。



舉個簡單的例子：

經理，昨天跟某主播溝通過了，他提出了一些要求，我總結成下面三點：

第一，簽約費50萬，先付50%，一年期滿再付尾款。

第二，打賞所得，平臺跟他按55分成。

第三，每周至少直播5次，至少2次首頁推廣。

（數據是杜撰的）



這個信息的傳達，就非常簡潔、直接、有效。經理不用去思考主播的訴求是什么，只需要考慮：我能不能滿足這三個要求？就可以了。

最后提三個需要注意的點。



1）闡述要點的時候，不要超過4點。因為人的短時記憶只能記住4個單位的內容，超過4點的話，會令對方感到「超負荷」。

2）各個要點之間，在邏輯上必須彼此獨立，互不交叉，否則會給人十分混亂的感覺。

3）每個點只講述一個事情。如果過于復雜，就把多件事情合并成一件，分層次講。



2. 倒推法

職場溝通中，最容易發生的一個問題，就是站在自己的角度說話，而沒有考慮，對方想聽到的內容是什么。

這是許多職場新人最容易犯的錯誤。

例如：當老板問你「某個事情搞定了沒有」的時候，很多人第一反應，也許是脫口而出：

「我做了很多努力。我跑了十幾個地方，花了多少多少時間，見了多少多少人……」



大家都會有一種心態：我做了這么多，沒有功勞也有苦勞，雖然任務沒有完成，但老板應該也不會責罰我吧？

這就是一種非常低級的錯誤：為自己辯解。



老板最想知道的，并不是你做了哪些努力，也不是你有多么辛苦，而是：

任務有沒有完成？為什么沒有？什么時候能完成？

你為之所做的努力，應該放在后面再說。一個合格的老板，是絕不會不了解詳情，就隨意責罵下屬的。



再舉個例子。

當老板問你「昨天客戶都說了什么」的時候，很多人會怎么做呢？會按照時間順序，把客戶說的話簡要概括下來。

「一開始怎么樣怎么樣，后來怎么樣怎么樣，再后來……」



這同樣是十分低效的。如果老板想聽原文，直接錄下來就行了。

老板想知道的，是昨天的會談得到了一個什么樣的結果，這才是最重要的。

所以，當我們進行匯報時，可以遵循這個簡單的方法：倒推法。


這其實也是一個「What - Why - How」的模型。



這樣組織信息，可以有效傳遞最重要的內容，并通過逐步的引導，給老板一個完整的方案。

這才是真正站在接收者立場，從別人角度出發的溝通方法。

這種模式，會極大地提升你的專業性和可靠性。




3. 兩面法

你應該聽過「電梯30秒」理論：假如你和老板（或者客戶），在電梯里相遇了。你應該如何利用這短短的30秒，把你的方案（或者產品）推銷給他？



這是一個非常常見的場景。當然，未必是電梯，辦公室也有可能。重點是，絕大多數時候，老板和客戶都非常忙。如果你不能用最短的時間抓住他的注意力，將你想表達的內容傳達給他，也許你就會失去機會。



那么，如何在盡量短的時間內，將你的方案講清楚呢？

可以嘗試這個「兩面法」。


你應該已經發現了，這也是一個「What - Why - How」模型。這是最符合認知的結構。

這個方法，需要注意的地方是什么呢？主要有兩點。



第一：是 Why 1 和 Why 2 的區別

前者主要闡述，這個方案的優點是什么？能夠產生什么效果？后者則闡述，這個方案能解決什么問題？為什么我們要采取這個方案？

兩者結合起來，可以為你的方案，提供強有力的論證。

另一方面，人都是有「損失厭惡」的。用「能夠解決什么問題」來作為佐證，會比單純用「它有什么好處」，更容易吸引注意力。



第二，是可行性

可行性是什么呢？就是，執行這個方案的難度是什么，需要付出什么條件和資源。

在闡明必要性（Why）之后，用可行性來作結，會有一種「呼吁行動」的效果 —— 在聽完必要性之后，對方往往會習慣性地考慮「那這個事情要怎么做？」這時，如果你直接給他一個答案，告訴他：這個事情可以做，而且很簡單。就會成為一個強大的推動力。

舉個簡單的例子。

經理，我認為我們應該做一次事件營銷。一方面可以帶來更高的曝光和傳播效果，另一方面，我們現在的效果推廣已經有點疲軟了，成本太高，也可以開拓一個新的推廣渠道。我認識一個團隊，就是上次那個xxxx事件的策劃，效果很贊，可以去問問看。



當然，最主要的，還是事先的周密準備和規劃。好的內容，永遠才是一切的核心。

今天先分享這幾個技巧，下次再聊聊比較高階的一些方法。