工作分析涉及的3W
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一.分析什么
通過工作分析,我們要獲得以下5方面的信息:
1.工作的關系。這包括工作的內部關系和外部關系。內部關系涉及到上下級關系,即該崗位的直接上級和直接下級是誰,與公司內部哪些部門或崗位有合作關系。外部關系是指該崗位與哪些政府部門、企業機構或其他組織有聯系。
2.工作職責。包括員工的主要工作內容是什么,每項內容在整體工作中的重要性是怎樣的,任務的負責程度等。
3.崗位的發展路線。這分為員工發展和自我發展兩種。自我發展針對每一位員工,他們為了做好本職工作及本身的發展需要接受哪些培訓;員工發展針對管理人員崗位,管理人員崗位需要對其下屬做出什么樣的培訓安排。
4.工作條件與環境。工作環境包括工作的地點、有無噪音和有害氣體、室內溫度;工作條件包括該崗位完成工作任務需要哪些工具、機器和設備等,比如秘書所用的打印機、復印機、電腦、一般文具等。
5.工作對任職人員的要求。這包括受教育程度、工作經驗、崗前培訓種類、身體條件、心理素質、性格和特殊技能。特殊崗位還需要上崗證資格。
工作分析一定要在工作崗位已經明確的前提下才能做。如果組織結構比較混亂或是處理機構改革過程中,許多工作崗位還未確定的話,一定要在組織結構和工作崗位確定后,再行工作分析。否則,所獲得的信息對企業幾乎沒有任何價值。
二.何時分析
許多事件都可能觸發工作分析需求。比如,員工總覺得自己的工作任務不明確,人力資源部為了選拔和培訓員工的需要,或組織機構調整后。更確切地說,一旦崗位發生變動,便是進行工作分析之時。部分發展良好的企業更是定期進行工作分析,以適應組織的動態發展,尤其是一些高科技公司。聯想的工作分析是每三個月進行一次。讓員工知道企業對自己的期待是什么,管理層知識下屬需要做什么,有關工作職責和績效考核標準的誤解和沖突就可減到最少。此外,工作分析結果還能促使管理層在招聘或解雇員工時,依據工作的職責和要求,而不是空口無憑地對待員工,因此可消除不公平用人現象,也幫助管理層避免因此可能帶來的官司。
無論工作分析的動機是什么,在正式啟動這項工作之前都應著重考慮幾方面的關鍵問題。因為在收集、分析、記錄工作相關信息時都要耗費時間、金錢、人力:
· 公司高層是否明白工作分析的意義所在?他們愿意在這上面花費時間、金錢、人力嗎?
· 公司中層管理者是否明白工作分析結果出現后,可能會引起一些人員方面的調動?他們是否意識到這些變動對其本人和下屬的影響?
· 如果公司過去已經做過工作分析,其結果如何?是不是沒起什么作用?其原因何在?是不是影響了中層管理者和普通員工的職業發展?如果以往的工作分析結果給企業員工帶來了一些負面影響,那么人力資源部再引入新的工作分析前一定要查明原因,找到對策。否則,很難提高他們參與工作分析的積極性。
· 公司將會采用什么樣的措施鼓勵員工參與到工作分析中去?
三.由誰參與分析
為了保證工作分析的順利進行,在開始工作前需要組織一個團隊,其成員包括:企業高層領導、各部門經理、咨詢公司的專業咨詢師。這些成員包括:
1、總經理:
· 確認工作分析需求;
· 提出工作的原則、方向,以及召開中層管理和咨詢人員的碰頭會;
· 確認工作時間計劃;
· 解決工作過程中出現的一些沖突;
· 提供持續的資金及管理上的支持;
· 驗收最后的項目結果。
2、中層管理人員角色
· 貫徹工作分析計劃;
· 參與工作分析;
· 與其下屬就工作分析進行溝通;
· 檢查所轄部門內工作崗位的分析結果。
3、工作分析員的角色
· 開發、指定資料收集的方法;
· 收集所需資料,并分析結果;
· 撰寫工作說明書。
4、咨詢師的角色
在工作分析中,咨詢師可能扮演工作分析員的角色,其工作內容如前;他們還有可能需要:
· 給高層管理提出做工作分析的建議,與他們就關心的問題進行溝通;
· 監督整個工作分析過程;
· 與工作分析員一起工作或對他們的工作提出建議:
· 數據收集和分析;
· 撰寫工作說明書;
· 建立系統性的工作流程。
5、普通員工的角色
· 提供工作信息
· 參與撰寫工作說明書的初稿