會務工作是秘書人員工作的一項重要內容，也是向領導和干部群眾展示秘書人員工作成果的一個最直接的窗口。會務工作繁冗瑣碎，細節繁多，稍不注意就會出現難于彌補的錯誤，造成不良影響。如何保持會務工作萬無一失，切實把這項工作做實做好做出特色，筆者認為關鍵是要把握好會前籌備、會中服務、會后工作"三步曲"。

　　一、會前籌備舉輕若重

　　會前籌備工作是會務工作的基礎性工作，也是會議取得成功的前提。它包括會前協調、會議通知、會場布置、材料發放等。秘書人員一定要有認真負責的精神，舉輕若重，不僅要統籌考慮會議的整體進程，更要縝密考慮會議的某些關鍵環節，還要設想可能出現的問題。

　　會前協調縝密細致。一個綜合性的大型會議需要準備的工作很多，涉及到方方面面。接到任務后，秘書人員要根據領導要求迅速擬定會務工作方案，主要包括以下內容:會議名稱、時間、議程、參會范圍和人數，領導講話和文件的起草，宣傳報道、食宿安排、安全保衛等。方案報送主要領導審閱后，要立即召集相關單位分管負貴人召開協調會，對照方案做到"三個明確":明確任務、明確責任、明確完成時限。確保各司其職，備盡其責，按時完成各項任務。

　　會議通知認真負責。通知的內容主要包括會議名稱、內容、時間、地點以及聯系人姓名和電話等。會議通知可采用書面通知或電話通知。通知過程中關鍵要把握三點：一要及時，使參會人員有充裕時間做好準備;二要準確，防止重發、錯發、漏發。在電話通知中要注意語言的使用，避免出現“明天"、"后天"等字眼，要用某月某日，必要時說明星期幾，以免產生歧義;三要負責，會前要對通知情況進行反饋統計，并及時將情況向主要領導報告。

　　會場布置和諧規范。會場布置涉及主席臺、附屬性設施(照明、通風、衛生、錄音、錄像等)裝飾性設施(會標、會徽、旗幟、花卉等)不同的會議，有不同的布置形式，關鍵是要服從會議內容，即要體現和諧協調，又要體現莊重規范。一是主席臺設置合理。主席臺要面向代表席，與代表席距離不宜太遠，座位視人數而定，座牌排放整齊，前后左右成線。二是附屬設施齊全。這類工作平時雖由會場服務人員負責，但秘書人員要勤檢細查，特別是要搞好錄像、錄音、燈光、話筒的調試，確保不出任何紕漏。三是裝飾性設施搭配和諧。會標鮮亮醒目，會徽居中端正，旗幟擺放有序，花卉搭配協調。

　　材料發放準確無誤。要根據會議安排，及時印發材料。大型會議材料較多時要將材料裝袋分發，可以在會前通知各單位派人領取材料，也可以在會場簽到處一并發放。不論采取何種辦法，一定要做到"三不"：即不錯一字，不漏一份，不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾對順序、頁碼進行全面的檢查，確保不出差錯。

　　二、會中服務優質高效

　　會議期間是會務工作最活躍的階段，也是嚴格考驗秘書人員工作能力的階段。會議開始后，秘書人員的中心任務是掌握會議動態，通過精心組織和良好的服務，協助領導便會議按預定方案進行，遇到問題及時補臺。

　　(一) 要及時清點參會人數。目前，我們基層召開會議一般采用簿式簽到法。這種方法雖便于保存，但由于參會人員在某一段時間集中進場時，往往會出現漏簽的情況，要對參會人員到會情況了如指掌，就需要秘書人員做到"兩個清楚"，即清楚每個地方或單位的參會人員，清楚每個地方或單位的座位序號。站在會場后面一看，就能立即知道何單位何人沒到會，便于及時聯系。

　　(二)要認真維持會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會認召開時，要在會議室門口安排專人值班，防止無關人員進入會場，禁止大聲喧嘩，保持會場安靜，必要時可請公安部門協助搞好會場的警衛。同時還要認真負責地維持好會場內的紀律。要做到語言溫和有禮，態度嚴肅認真，行動不慍不火、不卑不亢。

　　(三)要密切關注會議進程。秘書人員心中必須裝好兩張表，即會議議程表和每一項議程的時間表。會中時時將會議的實際進展情況與這兩張表進行對比，掌握會議進程。同時，要注意臨時性、突發性事件的發生，遇到問題及時補救。若遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理。如把情況寫在紙條上、加蓋辦公室公章，請服務員利用倒水之機悄悄放到主持人面前，盡可能減少對大會的影響。

　　三、會后工作盡善盡美

　　大會落幕，但會務工作仍未結束，還有許多工作需要秘書人員繼續完成，確保會務工作善始善終。

　　(一) 是做好會議材料的回收、歸檔。會議結束后，根據保密原則，應當回收的會議材料，秘書人員要逐份清查回收。將會議所有文件包括會議通知、會議名單、會議文件、會議簡報、會議發言材料、領導講話、會議總結等都收集起來，按照先后順序裝訂成冊，以備查考。同時，還要做好錄音、錄像資料的收集整理。

　　(二)是搞好會議總結。會議結束后，應當及時總結工作經驗，肯 定成績，找出存在的問題，作為今后開好同類會議的借鑒。特別要注意收集領導對會務工作意見和參會人員對會務工作質量的反應，虛心納諫、整改提高。有的會議還應寫出總結，連同會議通知、會議記錄、會議簡報和其他會議文件，一并歸入檔案。