“職場(chǎng)，或者說(shuō)當(dāng)代社會(huì)，最重要的能力就是表達(dá)能力。”

對(duì)于勞動(dòng)者來(lái)說(shuō)，在當(dāng)代社會(huì)中最重要的資產(chǎn)，就是影響力。而影響力又由寫作和演講兩大核心能力構(gòu)成，這兩大能力也是表達(dá)能力的集中體現(xiàn)。

擁有清晰表達(dá)能力的人，不僅可以處理好生活中的各種人際關(guān)系，在職場(chǎng)中也更容易說(shuō)服別人、獲取競(jìng)爭(zhēng)或合作機(jī)會(huì)。

本文摘自《如何清晰地表達(dá)》帕特里克·亨利·溫斯頓 著



一、你不是不會(huì)表達(dá)，只是表達(dá)不清晰

有想法，卻無(wú)法表達(dá)。是許多職場(chǎng)人都會(huì)遇到的問(wèn)題。
好不容易得到了夢(mèng)寐以求的機(jī)會(huì)，卻沒(méi)能展示自己的真實(shí)水平；

精心制作了項(xiàng)目匯報(bào)，卻因?yàn)楸磉_(dá)不清晰，痛失客戶；

忙活了一整年，到年終總結(jié)卻無(wú)從下筆.....

只會(huì)做不會(huì)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法從匯報(bào)中得到正向結(jié)果反饋，升職加薪遙遙無(wú)期。

為什么會(huì)出現(xiàn)表達(dá)不清晰的問(wèn)題？

要解答這個(gè)問(wèn)題，我們首先要了解一下表達(dá)這個(gè)概念。

人與人之間的交流是有效力，無(wú)論是語(yǔ)言表達(dá)還是書信傳遞，人與人的溝通速率都非常低下、以現(xiàn)代信息技術(shù)中的香農(nóng)熵為衡量單位，我們?nèi)粘Ｊ褂玫碾娔X，通信速度能達(dá)到千兆比特/秒，這一速度比人類通信速度快 1 億倍。

所以，想要自己的表達(dá)有效的傳遞到聽眾的大腦，本來(lái)就是件低效的事情。一旦表達(dá)的人出現(xiàn)了“不知所云”“含糊不清”等表達(dá)不清晰的問(wèn)題，那么，聽眾能從你的表達(dá)中得到的有效信息就會(huì)約等于零。


《如何清晰地表達(dá)》提出這樣一個(gè)觀點(diǎn)：當(dāng)表達(dá)者向聽眾輸出時(shí)，會(huì)在聽眾的腦海中激發(fā)出一幀幀畫面或者一個(gè)思維范式。具體來(lái)說(shuō)，就是演講者通過(guò)與聽眾共同的文化傳統(tǒng)和人生經(jīng)歷，在聽眾的頭腦中激發(fā)出萬(wàn)千復(fù)雜的思緒。

這種基于范式的表達(dá)溝通技巧起到了壓縮信息的作用，而交流雙方共同的文化傳統(tǒng)和人生經(jīng)歷則像一串串代碼，幫助實(shí)現(xiàn)一個(gè)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)壓縮的功能。

因此，高效、清晰的表達(dá)溝通技巧，一方面可以為了突破極低的信息帶寬速率限制；另一方面，是演講者通過(guò)在聽眾腦海中建立情感思維范式，巧妙地喚起和支配他們的情感共鳴，抓住他們的興趣，從而達(dá)到與其有效交流的目的。

還有很多人都會(huì)說(shuō)，我平時(shí)說(shuō)話挺溜的，但是一到正式場(chǎng)合就拉胯；一對(duì)一聊沒(méi)問(wèn)題，人一多就緊張了。即使在匯報(bào)之前打了無(wú)數(shù)次腹稿，一旦到了正式交鋒，大腦混沌一片、表達(dá)邏輯混亂，說(shuō)了上句忘下句，嚴(yán)重點(diǎn)還會(huì)忘記自己本來(lái)的目的是什么。

不會(huì)表達(dá)，什么都想說(shuō)，又什么都說(shuō)不出來(lái)，便是典型的不會(huì)概括。很多情況下，人們之所以擔(dān)心對(duì)方無(wú)法理解，其實(shí)是因?yàn)樽约簺](méi)有理解重點(diǎn)、要點(diǎn)，從而沒(méi)有自信，為了彌補(bǔ)這種缺乏自信，人們就會(huì)拼命不停地說(shuō)。

還有一種情況是，概括力弱的人不會(huì)正確處理和整理信息，多是因?yàn)椴涣私飧爬ǖ倪^(guò)程步驟等。

所以想要讓溝通是有效的，我們就得學(xué)會(huì)先把觀點(diǎn)清晰精準(zhǔn)地概括出來(lái)，把話先說(shuō)在點(diǎn)子上。

二、清晰表達(dá)第一步——擁有概括力

“清晰、高效的表達(dá)技巧，是指講述者通過(guò)在聽眾腦海中建立情感思維范式，巧妙地喚起和支配他們的情感共鳴，抓住他們的興趣，從而達(dá)到與其有效溝通的目的?！?br/>

想要有效表達(dá)，需要兩個(gè)“清”——把事想清楚，把話說(shuō)清晰。

把事想清楚，需要明確事情的目的、事情的來(lái)龍去脈，需要從龐大的信息里抽取關(guān)鍵信息。把話說(shuō)清晰，需要展示出結(jié)論，陳述出過(guò)程，表達(dá)出觀點(diǎn)。

想要做到兩個(gè)“清”，最關(guān)鍵的是把復(fù)雜的信息有條理、有主次地整理出來(lái)。日本作家山口拓朗在《概括力》一書中也曾提到過(guò)：“學(xué)習(xí)表達(dá)是一個(gè)信息整理的過(guò)程?！?br/>
想要自己的表達(dá)情緒、精準(zhǔn)，你需要把腦海中收集到的信息，按照時(shí)間線、重要性、群體等各種標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行統(tǒng)一整理，然后再嘗試表達(dá)。

這個(gè)整理信息的的能力，就是我們常常提到的概括能力。概括力是指抓住關(guān)鍵信息，順應(yīng)場(chǎng)景，簡(jiǎn)潔明了，有邏輯性地進(jìn)行表達(dá)的能力。無(wú)論是過(guò)去還是現(xiàn)在，亦或是未來(lái)，高度概括能力一直是清晰表達(dá)的隱性步驟，也是關(guān)鍵步驟。

全球第二大互聯(lián)網(wǎng)公司“亞馬遜”老板貝佐斯就把高度概括能力當(dāng)做是亞馬遜員工內(nèi)訓(xùn)能力。在亞馬遜，高管很少聚集在一起頭腦風(fēng)暴，貝佐斯習(xí)慣和高官們一起用“濃縮備忘錄”的方式來(lái)碰撞創(chuàng)意火花。

寫備忘錄的過(guò)程，團(tuán)隊(duì)成員們不僅會(huì)更加仔細(xì)、謹(jǐn)慎的思考、求證自己的創(chuàng)意想法，而且通過(guò)不斷更新迭代的記錄，每個(gè)成員都能在記錄的過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行一次次的概括表達(dá)，有效避免了成員之間出現(xiàn)邏輯不一致的地方。

很多情況下，過(guò)于冗長(zhǎng)的表達(dá)反而讓人無(wú)法領(lǐng)會(huì)核心思想。比如，匯報(bào)工作，可能有以下兩種表達(dá)：

今天我想著就前幾天的活動(dòng)去各個(gè)公司登門致謝，然后到A公司時(shí)，正好碰到了王先生，聊著聊著，就聊到了我們的新項(xiàng)目，然后王先生說(shuō)他很有興趣想一起參與，正好他也擅長(zhǎng)線上推廣，關(guān)于這件事，領(lǐng)導(dǎo)您怎么看呢？

跟您匯報(bào)一下關(guān)于A公司的王先生想?yún)⑴c咱們新項(xiàng)目幫我們推廣的事情，他說(shuō)他很擅長(zhǎng)線上營(yíng)銷，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的力量擴(kuò)大影響力，請(qǐng)問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)您有沒(méi)有時(shí)間，見(jiàn)面一起聊一下這個(gè)事情呢？

大家都會(huì)選第二種匯報(bào)形式，究其根本原因就在于是否提前對(duì)自己需要表達(dá)的信息進(jìn)行有效概括。很明顯，前者概括力弱，后者概括力強(qiáng)。概括力強(qiáng)的人有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是向別人傳達(dá)信息時(shí)，舍棄90%的信息，舍棄9成內(nèi)容，達(dá)成10倍效果。

做到高效概括，只需要“兩步”。

第一步：分門別類整理收到的信息

大腦不會(huì)整理信息，就如同一個(gè)人亂糟糟的客廳，無(wú)論需要與否都堆在那里，不知該如何下手。整理信息時(shí)，需要注意一下三點(diǎn)：

懂得取舍，獲得有效信息；
將信息分門別類；
講重要性等將信息排序。

第二步：明確傳達(dá)的目的

很多人都有這種感覺(jué)，聊著聊著就忘記了自己本來(lái)的目的是什么，很容易被人帶跑偏，被別人影響。這其實(shí)就是對(duì)“目的”的不明確。

職場(chǎng)需要的概括力是動(dòng)態(tài)的，是靈活多變的，“抓住信息要點(diǎn)”只是其中一部分，想要朝著“終點(diǎn)”前進(jìn)就得考慮：為了達(dá)到目的，什么時(shí)候說(shuō)最好？（怎么說(shuō)？）如何表達(dá)才好？（如何說(shuō)？）有利的展示是什么（怎么做？）

職場(chǎng)上需要的概括是雙向的，我們隨時(shí)都要考慮對(duì)方的需求和興趣。在滿足對(duì)方需求后，我們要根據(jù)自己被允許的時(shí)間調(diào)整概括的信息量。如果時(shí)間很短，就采用“事件+結(jié)論優(yōu)先”法：

事件（現(xiàn)在要講的事情的全貌）
結(jié)論（想要傳達(dá)的事情的核心）
理由（為何得出此結(jié)論）
詳細(xì)（如何具體實(shí)施）

為了達(dá)到目的，這樣反復(fù)的思考就能夠查缺補(bǔ)漏，并迅速整理好有效信息，進(jìn)而付出行動(dòng)。

三、清晰表達(dá)的5條建議

表達(dá)能力的好壞是知識(shí)、訓(xùn)練、天賦三者的合一。即使表達(dá)天賦不突出，但通過(guò)在知識(shí)上的充分彌補(bǔ)，再加上反復(fù)的訓(xùn)練，一個(gè)人也是能具有優(yōu)秀的表達(dá)能力的。

讓對(duì)方心甘情愿，舒服的愿意跟你達(dá)成一致，學(xué)習(xí)一些清晰表達(dá)技巧是必不可少的。

1.溝通宜開門見(jiàn)山

開門見(jiàn)山原則不僅適用于求職面試的陳述，同樣也適用于表達(dá)自己想法的各種口頭發(fā)言。設(shè)想你只有不過(guò)幾分鐘時(shí)間來(lái)說(shuō)服別人聽你講話，如果你一上來(lái)沒(méi)有闡明你本人或者你的組織的愿景目標(biāo)，以及你們前期采取的相關(guān)行動(dòng)，那么對(duì)方很大可能便是興致缺缺，甚至?xí)_小差。

2.明確傳達(dá)對(duì)象

明確傳達(dá)對(duì)象，至關(guān)重要。根據(jù)聽眾的屬性和傾向，有針對(duì)性地調(diào)整演講的內(nèi)容、說(shuō)話的方式、語(yǔ)言的選擇等，以便更好地傳達(dá)信息。


因?yàn)槿绻麩o(wú)視聽眾的屬性和傾向，就很可能會(huì)造成對(duì)方對(duì)你傳達(dá)的信息完全無(wú)法理解或毫無(wú)興趣。通過(guò)明確聽者的身份，表達(dá)者可以概括出有感染力、沖擊力的語(yǔ)言。

3.明確對(duì)方的需求

不管對(duì)方是上司，還是客戶，我們都要勇敢地與其交談，哪怕是閑聊。

不過(guò)即使是閑聊，也要滿足對(duì)方的興趣。向?qū)Ψ絺鬟_(dá)信息的優(yōu)先順序依次為一下三點(diǎn)：滿足對(duì)方需求的信息；讓對(duì)方開心的細(xì)膩；自己想傳達(dá)的信息。

4.分類型闡述

把需要表達(dá)的主體部分內(nèi)容安排在愿景目標(biāo)、實(shí)施步驟和近期進(jìn)展的介紹之后，成果展示之前。最好將主體部分劃分成幾個(gè)模塊，進(jìn)行分類闡述。

5.切勿向評(píng)審者展示半成品

時(shí)間就等于職場(chǎng)人的金錢，時(shí)間就是職場(chǎng)人的良機(jī)。作為表達(dá)者有責(zé)任減少聽眾的時(shí)間浪費(fèi)。所以，表達(dá)者在項(xiàng)目匯報(bào)時(shí)，必須保證匯報(bào)內(nèi)容的完整性，避免低級(jí)錯(cuò)誤的出現(xiàn)分散了聽眾的注意力。

此外，在表達(dá)交流的過(guò)程中，我們還需要留意一些特殊情況。比如，在表達(dá)過(guò)程中，有時(shí)會(huì)遇到一些帶有“敵意”的反饋，面對(duì)不懷好意的“提問(wèn)”應(yīng)該怎么回應(yīng)呢？

針對(duì)這些情況，本書作者溫斯頓給到了一些可操作的建議：


致謝策略——感謝你的反問(wèn)，我覺(jué)得很令人值得反思；

請(qǐng)求尊重策略——如果問(wèn)題過(guò)于不懷好意，不如直接說(shuō)：“出于尊重，我認(rèn)為你的提問(wèn)有點(diǎn)跑題?！?br/>
“恕我不敬”策略——我不知道你是在提問(wèn)還是在侮辱我，但不管是哪種情況，我們都要文明一點(diǎn)，可以私下討論。

學(xué)會(huì)清晰表達(dá)之道，足以幫助我們應(yīng)付每一個(gè)人際關(guān)系發(fā)生的瞬間，無(wú)論是在電梯間里的一小段對(duì)話還是在會(huì)議上的一個(gè)發(fā)言。


開口說(shuō)話都會(huì)，精準(zhǔn)表達(dá)卻是一生的修煉。能否精準(zhǔn)表達(dá)，則必然拉開人與人的做事效率和事業(yè)上限的差距。

學(xué)會(huì)溝通技巧，并將之加以調(diào)整，從而形成適合自己的風(fēng)格，相信你會(huì)通過(guò)高效的溝通力取得輝煌的成就。